توسعه سیستم مدیریت دانش؛ چگونه یک معماری درست داشته باشیم؟ (قسمت دوم)
۱۰ تیر ۱۳۹۶
800px-Fairfax_Financial.svg

توسعه سیستم مدیریت دانش؛

چگونه یک معماری سیستم مدیریت دانش درست داشته باشیم؟ (قسمت دوم)

 هفته گذشته در یادداشتی که خدمتتون ارائه دادیم با قسمتی از معماری سیستم مدیریت دانش در شرکت Fairfax آشنا شدیم. همانطور که در یادداشت قبلی نیز اشاره شد به علت غنی بودن محتوای یادداشت آن را در دو بخش آماده کردیم. در بخش اول با معماری، نیازمندی ها، الزامات و انتخاب پلتفرم مدیریت دانش آشنا شدیم، در بخش دوم می خواهیم شما را با طراحی نمونه اولیه (Initial Prototype)، تغییرات و بهبودهای مورد نیاز در فرآیندهای کاری و شخصی سازی سیستم مدیریت دانش در شرکت Fairfax آشنا کنیم.

گام هایی که در معماری سیستم مدیریت دانش بعد از انتخاب سیستم نرم افزاری طی کردیم به ترتیب زیر است:

 

نمونه اولیه

 

  1. نمونه اولیه (پایلوت)

نمونه اولیه برای واحد توسعه کسب و کار ساخته شده بود. آن ها اغلب درخواست های زیادی از افرادی که به دنبال پروپوزال های گذاشته می گشتند داشتند. بعضی از اوقات پاسخ دادن به آن ها خیلی طول می کشید به طوری که درخواست کنندگان پروپوزال ناامید و منصرف می شدند. تیم توسعه کسب و کار از ما خواست تا پایگاه داده ای ایجاد کنیم تا واحدهای دیگر بتوانند براحتی در آن جستجو کنند، به طوری که افراد آن واحدها به سرعت و بدون درگیر شدن افراد واحد توسه کسب و کار بتوانند نیازمندی خود را مرتفع کنند. ما انواع جستجوهایی که در خصوص پروپوزال ها می تونست برای کاربر مهم باشه رو شناسایی کردیم. تیم توسعه کسب و کار می خواست جستجوها بر اساس معیارهایی چون نام مشتری، صنعت، حجم قرارداد، تکنولوژی های پیشنهاد شده و وضعیت پروپوزال (موفق، عدم موفقیت) قابل هدایت باشد. از همین روی جهت افزایش اثربخشی جستجو، برای متادیتاها تکسونومی تعریف و ایجاد شد.

 مسولین پروپوزال ها قبل از بارگزاری آن ها در پایگاه داده، متادیتاهایی برای هر پروپوزال تعریف می کردند. یکی از اقدامات مثبت ما این بود که از خبره های موضوعی جهت تعریف متادیتا برای هر پروپوزال استفاده کردیم.

  1. تغییرات و بهبودهای مورد نیاز در فرایندهای کاری و حتی در رفتار کارکنان و فرهنگ سازمانی ما

به خاطر کارهایی که انجام دادیم شاهد تغییرات مهمی در فرآیندهای کسب و کار شرکت و حتی در فرهنگ سازمانی مان بودیم. ما نیاز داشتیم تا همکاران اطلاعات خود را با اشتیاق با سایرین به اشتراک بگذارند. یکی از این اقدامات ما در این راستا این بود تا فردی را به عنوان مسئول سازماندهی کردن دانش برای هر واحد سازمانی منصوب کنیم. این فرد مسئولیت شناسایی خواسته های افراد در هر واحد سازمانی در راستای کسب و مدیریت دانش بود. که البته ما آن ها را در این زمینه حمایت می کردیم.

 

  1. شخصی سازی سیستم برای تطابق با نیازهای کل سازمان چه از نظر گردش کارها چه از نظر شیوه سازمان دهی اطلاعات

 

ما دسته بندی اسناد را به گونه ای طراحی کردیم که کاربران را قادر می ساخت تا به دنبال موضوعی دلخواه بگردند یا به سرعت از طریق ناوبری به آن دست یابند. همچنین لازم بود تا تمامی سیستم های به اشتراک گذاری دانش قدیمی را در سیستم جدید ادغام کنیم.

علاوه بر مستندات پروپوزال که در نمونه اولیه مورد توجه بود، افزودن سایر انواع مستندات و متادیتای مرتبط با آن (برنامه پروژه، مستندات فنی، مشخصات طراحی، نیازمندهای و …) را شروع کردیم. بعد از آن با مسائل مربوط به جستجو دست و پنجه نرم کردیم. موتور جستجویمان را با ایندکس کردن نه همه آن چیزی که در مخزن سیستم ذخیره شده بود، بلکه با مستنداتی که در درایوهای به اشتراک گذاشته شده واحدها، ویکی ها، وب سایت اینترانت تنظیم کردیم. البته این کار تا زمانی انجام می شد که همه این اطلاعات به سیستم مدیریت دانش منتقل شوند. در ادامه قابلیت محدود کردن جستجوها برای حوزه های دانشی خاص را فراهم کردیم. به طور مثال به کاربران اجازه جستجو بر روی محتواهای واحد مخابرات یا منابع انسانی داده می شد.

امنیت اطلاعات برای بسیاری از سازمان ها و به خصوص آنهایی که اطلاعات حساسی در ارتباط با مشتریانشان در اختیار دارند، اهمیت دارد. بنابراین، امنیت یکی از مهمترین مواردی بود که تمامی مدیران ما به آن می اندیشیدند. در معماری سیستم مدیریت دانش ما باید سیستم جدید را با سیستم های «لاگین یکپارچه» و «احراز هویت و کنترل دسترسی» که سازمان از آنها استفاده می کرد، یکپارچه می کردیم. سامانه مدیریت دانش ما ایجاد امکان را داشت تا قابلیت های جدیدی را به امکانات مربوط به امنیت موجود اضافه کنیم. ما گروه های امنیت ایجاد کردیم و بدین ترتیب امکانی فراهم شد که در هر بخش از سازمان، یک نفر مسئول امنیت اطلاعات همان بخش گردد. مشکل دیگری که با آن مواجه شدیم، این بود که موتور جستجو، مواردی را نیز که کاربر به آنها دسترسی نداشت، نمایش می داد. در بیشتر موارد، نمایش این نتایج بدون اشکال تلقی می شد و اگر کاربر به دسترسی به آن موارد تمایل داشت، می توانست درخواست خود را برای مسئول آن ارسال نماید. با این حال، برخی از واحدهای سازمان، واحدهای مالی و حقوقی، از ما درخواست نمودند تا اسناد آنها را از خروجی های جستجو حذف نماییم.

در معماری سیستم مدیریت دانش دیگر چالش ما جمع آوری حجم زیاد اطلاعات از هارد درایوها و سیستم های دیگر و وارد کردن آن ها به مخرن مستندات سیستم مدیریت دانش بود. دپارتمان های کمی خواستار توقف سریع در استفاده از درایوهای به اشتراک گذاشته شده بودند. بنابراین قابلیت ایمپورت کردن اطلاعات را بر روی سیستم فراهم کردیم.

Hands and puzzle

جمع بندی:

طرح مدیریت دانشِ ما از یک کارِ کوچک شروع شد و به یک پروژه نسبتا عظیم تبدیل شد؛ و حتی منجر به ترفیع و ارتقاء عده ای از بچه های درگیر در این کار شد.

یکی از مهم ترین عوامل موفقیت سیستمِ مدیریت دانش ما این بود که حولِ یک مساله حیاتیِ و کاملا مشخص طراحی شد؛ مساله ای که برای سازمان مهم بود. ما موفق بودیم چون کاربرانِ آن دقیقا می توانستند درک کنند اهدافِ این سیستم چیست. این موضوع به ما کمک کرد بدنه سازمان را به استفاده از آن ترغیب کنیم و ارزش آن را در چشم افرادِ سازمان بالا ببریم. هر چه داده ها و اطلاعات در این سیستم سازمان دهی بهتری پیدا می کرد، افراد کاربردهای جدیدتری برای سیستم پیدا می کردند و حتی شروع به توسعه سیستم هایی مانند هوشِ تجاری (BI) روی بسترِ آن کردند. در طولِ زمان، سیستمِ ما تبدیل به یک پلتفرمِ مناسب برای توسعه اپلیکیشن های جدید با کاربردهای متنوع شد.

بد نیست پیش از اقدام به پیاده سازی مدیریت دانش و معماری سیستم مدیریت دانش در سازمان خود به سوالات زیر بیاندیشید:

  • چرا شرکتِ شما نیاز به یک سیستم برای مدیریت دانش دارد؟
  • دانش در سازمان شما چگونه مدیریت می شود؟ آیا از یک مخزن متمرکز استفاده می کنید یا اینکه آن را به صورت نامنظم به اشتراک می گذارید؟
  • شما چگونه اسناد پروژه ها را سازماندهی می کنید؟ به گونه ای که دسترسی آن برایتان راحت باشد.
  • اگر شما سیستم مدیریت دانش را در سازمانتان راه اندازی و استفاده کنید، تغییرات فرآیندهای کاری را چگونه خواهید دید؟
  • برای اینکه یک سیستم مدیریت دانش موفق داشته باشیم، بر چه اساسی باید سیستم مدیریت دانش را انتخاب کنید؟
  • نرخ بازگشت سرمایه (ROI) سیستم مدیریت دانش چیست؟ رویکرد شما درباره اندازه گیری آن چگونه است؟

 

نویسندگان: ،

"فرستادن دیدگاه"

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.
بخش های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *
نام*
ایمیل*
دیدگاه