توسعه سیستم مدیریت دانش؛ چگونه یک معماری درست داشته باشیم؟ (قسمت اول)
۳ تیر ۱۳۹۶
800px-Fairfax_Financial.svg

توسعه سیستم مدیریت دانش؛

چگونه یک معماری سیستم مدیریت دانش درست داشته باشیم؟

در این یادداشت قصد داریم به شیوه توسعه و معماری سیستم مدیریت دانش در شرکت Fairfax بپردازیم. با توجه به غنی بودن محتوای این یادداشت، آن را در دو قسمت ارائه خواهیم داد. در قسمت اول با معماری، نیازمندی ها، الزامات و انتخاب پلتفرم مدیریت دانش آشنا خواهیم شد و در قسمت دوم به ارائه طراحی نمونه اولیه (Initial Prototype)، تغییرات و بهبودهای مورد نیاز در فرآیندهای کاری، شخصی سازی سیستم مدیریت دانش و جمع بندی موضوع خواهیم پرداخت.

درباره شرکت Fairfax:

هولدینگ مالی Fairfax در زمینه بیمه، توانگری بیمه (شرکتی است که شرکت های بیمه دیگر را که خود از ضررهای احتمالی مصون نیستند، بیمه می‌کند) و مدیریت سرمایه گذاری فعالیت می کند. این شرکت فعالیت خود را از سال ۱۹۸۵ شروع کرد.

 

فرد گیج شده

 

مقدمه

اواخر روز پنج شنبه بود و مشتری منتظر دریافت پروپوزال! ما مجبور بودیم تا پروپوزالی را سریعا آماده کنیم. شرکت ما قبلا پروپوزال مناسبی را برای این مشتری تهیه کرده بود. اما مدیر ارشد که پیشنهاداتی داشت جهت انجام عمل جراحی به مرخصی رفته بود. ما هیچ ایده ای برای ساده تر کردن کارمان نداشتیم. این بار اولی نبود که در چنین شرایطی قرار می گرفتیم. خیلی از اوقات خودمان رو در حجم زیادی از ایمیل و تقلا برای پیدا کردن کسی که مستندات حیاتی و مهم را برای ماه ها و حتی ها سال ها و یا قبل تر در اجرای پروژه بدست آورده بود می دیدیم. شرایطی که حاکی از کار در شرکت ما بود: هیچ محل مرکزی برای ذخیره اطلاعات وجود نداشت، و آن اطلاعات در هارد دیسک تیم های مختلف پروژه پخش شده بود که این موضوع، دنبال کردن و پیدا کردن اطلاعات را سخت کرده بود. در نتیجه ما چرخ های زیادی را دوباره اختراع میکردیم!

 

اختراع دوباره چرخ

اختراع دوباره چرخ

برخی از ما که به اختراع دوباره چرخ علاقه ای نداشتند تصمیم به تهیه سیستم متمرکز برای مدیریت دانش سازمانی گرفتند. ما می دانستیم که اطلاعاتی که بر روی بیشمار هارد دیسک که مهمترین دارایی شرکت را تشکیل می دهد ذخیره شده است، اما دسترسی به آنها به راحتی ممکن نبود. این موضوع به خصوص برای شرکت های مشاوره ای مثل ما صدق می کرد. جایی که افراد از یک پروژه به پروژه دیگر جابجا می شدند و ضرورت داشت تا افراد بسرعت خود را برای هر موقعیت جدید آماده کنند و در عین حال خودشان را بدون زمان کافی برای خلق اسناد و مدارک مناسب یا سایر دارایی هایی که آن ها ممکن است برای انجام کارشان نیاز داشته باشند می دیدند.

ما می دانستیم برای معماری سیستم مدیریت دانش با یک کار سخت مواجهیم؛ اما از یک جایی باید شروع می کردیم. پس ما با دو هدف عمده کار را شروع کردیم:

جستجو برای پروپوزال های (پیشنهاد انجام خدمات) گذشته: پروپوزال های گذشته بیشتر بر روی دسکتاپ کاربران یا درایو های به اشتراک گذاشته شده (Share  Drive) وجود داشتند که این امر یافتن یک پیشنهاد خاص را سخت می کرد. ما می خواستیم تا سیستم مان در تسهیل یافتن پروپوزال های گذشته جهت کمک به نوشتن پروپوزال های جدید به ما کمک کند.

تعامل از طریق انجمن های دانایی: به علت اینکه کارکنان دائما در حال سفر یا کار به محل مشتری بودند آن ها دسترسی موثری به طیف گستره ای از دانش نداشتند. آن ها همچنین نیاز داشتند تا با سایر همکارانشان تعامل داشته باشند. ما می خواستیم تا دانش آن ها را به راحتی در انجمن های دانایی قابل شناسایی، سازماندهی کنیم.

این انجمن ها دسترسی افراد به اطلاعات به روز همکاران را فراهم می کرد؛ به گونه ای که آن ها در پروژه های مختلفی که در فواصل جغرافیایی دوری تعریف شده بود، با یکدیگر تعامل داشتند.

بررسی های اولیه

از آن جا که اولین باری بود که روی معماری سیستم مدیریت دانش کار می کردیم، با افراد سایر شرکت هایی که تا به حال در این زمینه تجربه ای داشتند صحبت کردیم؛ دریافتیم که محصولات زیادی برای حل این مسئله تحت عنوان سیستم مدیریت دانش وجود دارد، و بیشتر تلاش ما باید روی انتخابِ صحیحِ سیستم و سفارشی سازی آن برای تناسب با نیازهای سازمانمان متمرکز شود.

اکثر فعالیت های سفارشی سازی ما شامل یکپارچه سازی سیستم مدیریت دانش انتخابی با سیستم های داخلی، تنظیم موتور جستجو، پیکربندی امنیت و ورود اطلاعات از داده های موجود می شد.

معماری سیستم مدیریت دانش ، نیازمندی ها و الزاماتِ ما

در گام اول نیاز داشتیم تا درباره انواع سیستم های موجود در بازار بیاموزیم. بعد از انتخاب سیستم مناسب، برای توسعه نمونه کوچک برنامه ریزی کردیم.

در قسمت مدیریت پروژه سیستم مدیریت دانش، آموختیم که بزرگترین چالش ما حمایت، تعهد و تخصیص بودجه از مدیریت ارشد خواهد بود؛ به خصوص برای سازمان های مشاوره ای مثل ما. دومین چالش ما مقاومت کم برخی از کارکنان در خصوص تغییری که سیستم مدیریت دانش بر کارشان اثر خواهد داشت بود.

به دلیل نبود بودجه و نادیده گرفتن شدن آن در برنامه مدون شرکت در خصوص افرادی که بر روی سیستم مدیریت دانش کار می کردند. مقرر گردید کار آن ها به عنوان اضافه کار در نظر گردد و پیرو آن بودجه ای برای سیستم مدیریت دانش تامین شد. علاوه بر این موضوع، افراد علاقه مند و پیشرویی که در هر واحد سازمانی در جمع آوری نیازمندی ها و فعالیت در خصوص سازگاری فرآیند کمک می کردند پیدا کردیم.

 

معماری سیستم مدیریت دانش

انتخاب پلتفرم مدیریت دانش

بسیاری از سیستم های مدیریت دانشی که بررسی کردیم، کارکردهای بیشتری نسبت به آنچه که ما اندیشیده بودیم ارایه می دادند. اما ما به این فکر کردیم که قابلیت هایی را انتخاب کنیم که در بلندمدت ارزش بیشتری برای ما داشته باشد. قابلیت هایی که اکثر سیستم های مدیریت دانشی آن ها را داشتند، عبارت بودند از:

مدیریت مستندات: این قابلیت ردیابی و ذخیره کردن مستندات الکترونیکی و یا مستندات کاغذی و به طور مستقیم مسایل مربوط به ذخیره سازی مستند، بازیابی، بایگانی، امنیت، آرشیو، نگهداری، توزیع، جریان کاری و خلق اسناد جدید را فراهم می کند.

ابزارهای همکاری:  این قابلیت با فراهم کردن قابلیت های ایمیل، تقویم، چت، ویکی، مدیریت جریان کاری و امثال آن، به افرادی که در کارهای روزمره درگیر هستند اجازه می دهد تا به اهدافشان برسند.

ویکی ها:  این قابلیت نوعی وب سایت است که به بازدیدکنندگان اجازه افزودن، حذف کردن و ویرایش محتوای موجود بدون نیاز به تعریف کاربر به سیستم، به سادگی و در هر زمان را می دهد. این سهولتِ تعامل و بهره برداری سبب می شود تا ویکی یک ابزار موثر برای نوشتن مشارکتی شود.

جستجوی متمرکز:  این قابلیت کاربر را قادر می سازد تا از طریق فقط یک درخواست جستجو، در میان مجموعه ای از منابع اطلاعاتی جدا از هم بگردد. موتور جستجوی متمرکز، درخواست کاربر را به گروهی از منابع داده ای (شامل انواع دیتابیس و سایر انواع منابع داده ای) ارسال می کند و نتایج را پس از تجمیع به کاربر نمایش می دهد.

پورتال: این قابلیت دسترسی سریع و آسان به اطلاعاتی را که بر روی سیستم مدیریت دانش تحت وب و بر روی اینترانت شرکت ذخیره شده است، فراهم می کند.

وبلاگ: این قابلیت فرصت تعامل در خصوص ایده ها در یک محیط رسمی را برای کارکنان فراهم می سازد. وبلاگ ها، متن، تصویر، اتصال به سایر وبلاگ ها، صفحه وب و سایر رسانه هایی که فرصت گذاشتن کامنت در فروم های تعاملی را به خواننده فراهم می کند ایجاد می کند.

شخصی سازی: توانایی متناسب سازی خودکار داده ها بر اساس ویژگی ها یا اولویت های کاربر. به عنوان مثال، پورتال های برتر، امکان سفارشی سازی صفحه خانه (اولین صفحه ای که کاربر با آن مواجه می شود) را در اختیار کاربر بازدیدکننده قرار می دهند یا اینکه اطلاعاتی مانند اخبار، گزارش وضعیت هوا یا سایر اطلاعات را بر اساس موقعیت جغرافیایی کاربر به او نمایش می دهند.

از جنبه تکنیکی- معماری سیستم مدیریت دانش ، کم کم متوجه شدیم که این سیستم ها کارکردهای زیادی داشتند که می توانست در توسعه برنامه های (اپلیکیشین های) مبتنی بر اینترنت خاص منظوره ما را توانمند سازد. ما تمرکز خود را بر ارزیابی قابلیت های کلیدی زیر قرار دادیم:

  • افزایش امنیت از طریق SSO
  • قابلیت های امنیتی محصول
  • سهولت یکپارچه سازی با پایگاه های داده موجود
  • جستجوی متمرکز قابل تنظیم
  • قابلیت استفاده به عنوان پورتال
  • قابلیت های مدیریت محتوا
  • توسعه پذیری کلی محصول
  • جایی که محصول به مهارت های توسعه که هم اکنون در سازمانمان موجود است نیاز دارد

بعضی از قابلیت های این سیستم ها ممکن است به سرعت مورد استفاده قرار نگیرد، اما در آینده می توانند برای کاربرانی که در استفاده از سیستم خبره خواهند شد مورد استفاده قرار بگیرد. که البته این موضوع باید در معماری سیستم مدیریت دانش در نظر گرفته شود.

با سپاس از حسن توجه شما. در روزهای آتی بخش دوم این یادداشت رو خدمتتون ارائه خواهیم کرد. در بخش دوم با طراحی نمونه اولیه (Initial Prototype)، تغییرات و بهبودهای مورد نیاز در فرآیندهای کاری و شخصی سازی سیستم مدیریت دانش در شرکت Fairfax آشنا خواهیم شد.

 

نویسندگان: ،

"فرستادن دیدگاه"

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.
بخش های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *
نام*
ایمیل*
دیدگاه