نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی
۱۱ بهمن ۱۳۹۵

نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی

نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی و ایجاد خط همکاری مناسب میان این دو و نقشی که هر یک از قابلیت‌های رای ون در پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریت منایع انسانی دارد، موضوع صحبت این یادداشت است. البته تا جایی که بیش از اندازه درگیر ماهیت مدیریت منابع انسانی نشویم. به علاوه هویت آن را نیز به عنوان یک دیسیپلین مدیریتی حفظ نمائیم. در این یادداشت قصد داریم بررسی کنیم که کدامیک از قابلیت‌های رای‌ون، فعالیت‌های حوزه مدیریت منابع انسانی را نیز پوشش می‌دهد.

در جدول زیر قابلیت‌های گوناگون رای ون به همراه فعالیت‌های اصلی مدیریت منابع انسانی و نقشی که هر یک از این قابلیت‌ها در پشتیبانی از فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی دارد با نمادهای زیر نشان داده شده است:

•: این قابلیت پشتیبانی کمی در این فعالیت دارد.

••: این قابلیت اغلب از این فعالیت پشتیبانی می کند.

•••: این قابلیت مشارکت زیادی در این فعالیت دارد.

نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی

نقش رای ون در مدیریت منابع انسانی – برای مشاهده تصویر در اندازه واقعی، کلیک کنید

در ادامه، به چند نمونه از کارکردهای رای ون به عنوان پشتیبان فعالیت های اصلی مدیریت منابع انسانی اشاره می گردد:

رای ون و سوابق پرسنلی

اولین نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی توجه به اطلاعات و سوابق پرسنل سازمان است. یکی از کارکردهای کلیدی رای ون، ذخیره و سازمان دهی تمامی دانش سازمان است. از آنجا که بخش انبوهی از دانش سازمان مستقیما توسط کارکنان تولید می گردد و کارکنان سازمان دارندگان دانش کلیدی سازمان هستند، مالکیت معنوی در رای ون به طور جدی مورد توجه قرار گرفته است. علاوه بر آن، با توجه به اهمیت کارکنان در موضوع مدیریت دانش، رای ون تمامی اطلاعات مرتبط با کارکنان را به گونه ای کاملا کاربردی سازمان دهی می نماید. ابزارهای رای ون برای پوشش دادن این سرفصل عبارتند از: «مالکیت معنوی»، «حوزه های تخصص کاربر»، «گروه های کاربر»، «موضوعات مورد علاقه کاربر» و «رزومه شامل اطلاعات شناسنامه ای، پیشینه شغلی، پیشینه آموزشی، دوره های آموزشی، جوایز و افتخارات و زبان».

اطلاعات پرسنلی در رای ون

اطلاعات پرسنلی در رای ون

رای ون و تامین و جذب منابع انسانی

دومین نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی عملکرد به عنوان پشتیبان فرآیند تامین و جذب منابع انسانی است. رای ون با سازمان دهی مناسب دانسته های سازمانی در ارتباط با تمامی کارکنان، زمینه را برای جذب و استخدام درون سازمانی فراهم می کند. بدین ترتیب که پس از شناسایی موقعیت های شغلی بالقوه و سپس تعیین مهارت ها و ویژگی های موقعیت های شغلی مد نظر، با استفاده از امکانات پایگاه دانش و نقشه رای ون، امکان شناسایی افرادی شایسته و مستعد فراهم می گردد.

به علاوه با بررسی نقشه رای ون، امکان شناسایی حوزه هایی که سازمان در آنها با کمبود نیروی انسانی مواجه است فراهم می گردد و از اطلاعات حاصل از آن می توان در برنامه ریزی جذب منابع انسانی برون سازمانی بهره برد.

رای ون و آموزش و توسعه منابع انسانی

سومین نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی توجه به فرآیند آموزش و توسعه منابع انسانی است. رای ون به دو طریق به تسهیل اجرای فرآیند آموزش و توسعه منابع انسانی در سازمان کمک می نماید.

اول اینکه دانشنامه های رای ون بستر مناسبی برای نگهداشت و به روزآوری دانش سازمانی می باشند. دانش سازمانی ذخیره شده در این بستر، منبع مناسبی برای آموزش نیروی انسانی به شمار می رود و می تواند به عنوان اصلی ترین منبع اطلاعاتی در این حوزه مورد استفاده قرار گیرد.

دانشنامه ها در رای ون

دانشنامه ها در رای ون

دوم اینکه ابزار پرسش و پاسخ رای ون، علاوه بر اینکه به حل سریع مسائل کمک می کند، ابزاری را تحت عنوان «پرسش های متداول» به صورت دسته بندی شده ارایه می دهد که منبع مناسبی برای آموزش نکات کلیدی به کارکنان می باشد. کارکرد دیگر پرسش و پاسخ، شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان می باشد که می تواند در فرآیند برنامه ریزی آموزش، جهت افزایش هدفمندی دوره ها مورد استفاده قرار گیرد.

پرسش و پاسخ در رای ون

پرسش و پاسخ در رای ون

رای ون و مدیریت سیستم های پاداش و ارزیابی عملکرد

زمانیکه اولویت‌های راهبردی سازمان مشخص گردد، طراحی، اجرا و مدیریت سیستم های پاداش و مدیریت عملکرد که موجب ترغیب کارکنان برای همکاری فردی و گروهی در جــهت اجـــرای اولویت‌های سازمان و کسب نتایج مورد نظر شود، اهمیت زیادی پیدا می­کند. رای ون با قابلیت هایی همچون مدیریت درس آموخته ها، ارایه دانش سازمانی توسط کارکنان و شناسایی و دسته بندی و گزارش دهی رفتارهای دانشی کارکنان، ابزار بسیار مناسبی برای ارزیابی کارکنان و طراحی سیستم پاداش مبتنی بر دانش است.

رای ون و مقررات اداری، فرم ها و دستورالعمل های اجرایی منابع انسانی

معمولاً تعداد زیادی آیین نامه، فرم و دستورالعمل در واحدهای اداری و منابع انسانی تولید می‌شود که می بایست امکانی برای نگهداری و سازماندهی مناسب آنها وجود داشته باشد تا تمامی کارکنان سازمان به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند. مستندات واحدهای اداری و منابع انسانی می‌تواند شامل فرم های ثبت مرخصی، ماموریت یا دستورالعمل های مربوط به اعطای وام، حقوق و مزایا، خدمات رفاهی، قوانین و مقررات کار و تامین اجتماعی و … باشد. ماژول مدیریت مستندات رای ون بستر مناسبی برای نگهداری مستندات واحدهای اداری و منابع انسانی فراهم می کند. در رای ون حتی امکان طراحی فرم های یادشده با استفاده از فرم سازی نیز وجود دارد.

رای ون و سیستم مشارکت و ارتباطات انسانی

شبکه اجتماعی رای ون بستری مناسب برای تعامل هدفمند افراد با یکدیگر را فراهم می‌کند و کلیه امکانات یک شبکه اجتماعی قوی درون سازمانی را در اختیار قرار می دهد. علاوه بر این، وجود شبکه اجتماعی ارتباط را تقویت کرده و منجر به هماهنگی و انسجام بیشتر سازمان می­شود. تعامل و ارتباط افراد با یکدیگر آسان تر شده و افراد با علایق، مهارت‌ها، استعداد‌ها و انگیزه های دیگر کارکنان آشنا می‌شوند. همچنین شبکه همکاران و شبکه اجتماعی رای‌ون یادگیری ناشی از تعامل و اثرگذاری متقابل میان افراد را در سازمان تقویت می‌کند و باعث می شود افراد تازه وارد نیز با برقراری ارتباط با سایر همکاران در مدت زمان کوتاه تری فرایند اجتماعی شدن خود را طی کنند.

شبکه اجتماعی در رای ون

شبکه اجتماعی در رای ون

رای ون و جانشین پروری و شایسته سالاری

هنگامی که شغلی برای مدت زمانی بدون متصدی می‌ماند با استفاده از گزارشات رای ون که عملکرد دانشی افراد را در طول زمان نشان می‌دهد، امکان یافتن مناسب ترین جایگزین برای آن شغل وجود دارد. علاوه بر این، مفهوم شایسته سالاری در انتخاب‌ها و انتصاب‌ها نیز تا حدود زیادی به عملکرد دانشی افراد ارتباط دارد و کمک موثری به  نهادینه‌سازی این سیاست در سازمان می‌کند.

رای ون و خروج منابع انسانی

چنانچه سازمان به خوبی از رای ون بهره برداری کرده باشد، «خروج نیروی با تجربه» دیگر یک دغدغه نخواهد بود! زیرا فرآیندهای مستندسازی تجارب و انتقال دانش، پیشتر به خوبی انجام شده اند.

به علاوه امکاناتی که رای ون برای استفاده مجدد در اختیار سازمان قرار می دهد، می کند تا پس از خروج افراد به دلایل متفاوت مانند بازنشستگی، استعفا یا پایان دوره قرارداد، سازمان با خلا کمتری مواجه گردد و با کمک ابزارهای رای ون که برای جانشین پروری، جذب و آموزش منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرند، برای انتخاب جایگزین و آموزش او اقدام نماید.

سخن پایانی

از تمامی گفته های فوق بر می آید که نقش نرم افزار مدیریت دانش در مدیریت منابع انسانی نقشی غیر قابل انکار است. اما توجه به این نکته نیز حائز اهمیت است که نباید به نرم افزار مدیریت دانش، به عنوان جایگزین نرم افزار مدیریت منابع انسانی نگریسته شود. بلکه باید از آن به عنوان یک توانمندساز بهره برداری گردد.

نویسندگان: ، ،

"فرستادن دیدگاه"

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.
بخش های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *
نام*
ایمیل*
دیدگاه