چرا به نرم افزار مدیریت دانش نیاز داریم؟
۹ بهمن ۱۳۹۵

چرایی و چگونگی بهره گیری از نرم افزار مدیریت دانش همیشه از دغدغه های سازمان ها بوده است. برای روشن تر شدن این دغدغه، لازم است تا ابتدا به مسئله های کلیدی کسب و کار توجه گردد.

یک شرکت/سازمان برای خدمت رسانی مناسب به مشتریان و ماندن در مسیر کسب و کار، لازم است تا اقدامات زیر را انجام دهد:

  • زمان انجام فرآیندها را کاهش دهد
  • دارایی و سربار ثابت (مربوط به کارکنان، انبار و تجهیزات) را در سطح حداقلی نگه دارد
  • زمان توسعه محصول را کاهش دهد
  • فرآیند خدمت رسانی به مشتریان را بهبود دهد
  • کارکنان را توانمند سازد
  • محصولات با کیفیت تولید کند و به دست مشتری برساند
  • انعطاف پذیری و انطباق را بهبود دهد
  • اطلاعات را از منابع گوناگون شناسایی و ذخیره نماید
  • دانش تولید کند و به طور مناسب به جریان اندازد
  • یاد بگیرد

بدون حفظ پیوستگی تمرکز بر تولید، به روز آوری، تسهیل دسترسی، کیفیت و استفاده از دانش توسط تمامی کارکنان و گروه ها در محل کار و همچنین در بازار، هیچ یک از موارد فوق مجالی برای محقق شدن نخواهند یافت.

چالش های مدیریت دانش

اغلب اوقات دانش پنهان سازمانی، مورد توجه قرار نمی گیرد، ناچیز شمرده می شود و آنطور که باید، مورد استفاده قرار نمی گیرد. معمولا این دانش ها زمانی که کارکنان پایشان را از درب شرکت بیرون می گذارند، همراه آنها می رود. مدیریت جریان دانش در سازمان، یک چالش است. فرآیند مدیریت دانش به طور معمول با شش چالش مواجه می شود و عدم توانایی در پاسخگویی به این چالش ها، موجب کاهش توانایی سازمان در استفاده از دارایی های دانشی خود می شود. این شش چالش عبارتند از:

  1. اکتساب دانش: چالش این است که اطلاعات از منابع گوناگون جمع آوری گردند و به گونه ای کدسازی شوند که به عنوان دانش قابل استفاده گردند. برای این کار ممکن است به مستند سازی دانش موجود، شناسایی شکاف در دانش موجود و گردآوری دانش از منابع گوناگون مانند خبره ها یا منابع موجود در شبکه های اطلاعاتی نیاز باشد.
  2. مدل سازی دانش: مدل سازی در واقع شکاف میان اکتساب دانش و استفاده از آن را پر می کند. مدل های دانش باید دانش را به گونه ای نمایش دهند که برای حل مسئله، قابل استفاده باشد. یکی از مدل های دانش، آنتالوژی می باشد که علاوه بر اینکه به عنوان یک نگهدارنده برای سازماندهی دانش عمل می کند، چارچوبی برای ادراک نحوه استفاده از دانش فراهم می کند.
  3. بازیابی دانش: وقتی که یک مخزن دانش خیلی بزرگ می شود، یافتن هر تکه دانش خاص در آن، بسیار دشوار خواهد بود. در ارتباط با بازیابی دانش، دو مسئله وجود دارد. مسئله اول، دستیابی یا دسترسی مجدد به دانش پس از ثبت آن و فهم سازوکاری است که برای این منظور در نظر گرفته شده است. مسئله دوم نیز به دستیابی که مجموعه ای از محتوای مرتبط با یک مسئله خاص است.
  4. استفاده مجدد از دانش: یکی از جدی ترین موانع استفاده مقرون به صرفه از دانش این است که معمولا پایگاه های دانش از نو ساخته می شوند.
  5. انتشار دانش: چالش انتشار یا توزیع دانش را می توان اینگونه شرح داد: «رساندن دانش مناسب، با بازنمایی مناسب، در مکان مناسب، به شخص مناسب و در زمان مناسب».
  6. نگهداشت دانش: آخرین چالش، حفظ عملکرد پایگاه دانش است. این مورد، به روز رسانی مداوم دانش است. ممکن است دانش دارای زمان اعتبار طولانی یا کوتاه باشد و در این شرایط، دانستن اینکه کدام بخش از دانش نیازمند به روزآوری است و کدام بخش از آن را می توان حذف کرد، بسیار ضروری است. صحه گذاری و اعتبارسنجی دانش نیز از فعالیت های مرتبط با نگهداشت دانش است.

لزوم توجه به نرم افزار مدیریت دانش

دورنمای نرم افزار مدیریت دانش در سازمان

دورنمای نرم افزار مدیریت دانش در سازمان

فائق آمدن بر هر یک از چالش های فوق، بدون استفاده کارآمد از نرم افزار مدیریت دانش مناسب، به طور گسترده و پایدار در سطح سازمان ممکن نخواهد بود. برخی از دلایل این امر نیز عبارتند از:

  • جمع آوری دانش از منابع گوناگون بدون وجود راهکارهای مکانیزه تقریبا امکان پذیر نیست و علاوه بر آن، پس از جمع آوری دانش، نیاز به یه مخزن دانش برای ذخیره سازی آن جهت استفاده های آتی وجود دارد.
  • دسترسی به دانش و بازیابی آن، بدون وجود نرم افزار مدیریت دانش به سختی امکان پذیر است.
  • هرچند بدون وجود نرم افزار مدیریت دانش نیز امکان استفاده مجدد از دانش وجود دارد؛ استفاده از نرم افزار مدیریت دانش مناسب می تواند موجب افزایش چندین برابری نرخ استفاده مجدد از دانش گردد.
  • انتشار دانش در مقیاس وسیع، بدون وجود راهکار نرم افزاری، بسیار دشوار، پرهزینه و احتمالا ناکارآمد است.

بر همین اساس، چنانچه مدیریت دانش به معنای واقعی کلمه در یک سازمان مورد توجه قرار گیرد و فرآیندهای آن به خوبی در سازمان جاری گردد، راهکار نرم افزاری مناسب، یکی از اجزای اساسی آن خواهد بود که تمام تلاش های مدیریت دانش بدون آن بی نتیجه خواهد ماند.

 

نویسنده:

 

"فرستادن دیدگاه"

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.
بخش های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *
نام*
ایمیل*
دیدگاه